Permohonan pengembalian dana wajib diajukan paling lambat dalam jangka waktu 2 x 24 jam sejak transaksi tercatat di sistem.

Pengajuan refund yang melebihi batas waktu tersebut dianggap sebagai transaksi sah dan tidak dapat diproses lebih lanjut.

Wali santri atau siswa wajib mengajukan permohonan refund dengan melampirkan bukti transaksi yang sah, baik berupa struk fisik, tangkapan layar transaksi digital, maupun bukti dari payment gateway.

Permohonan refund diajukan melalui Bagian Biro Administrasi Umum untuk dilakukan proses verifikasi transaksi, pengecekan status pembayaran, serta konfirmasi kepada pihak terkait.

Apabila hasil verifikasi dinyatakan memenuhi syarat, maka pengembalian dana akan diproses sesuai dengan mekanisme dan waktu yang ditentukan oleh penyedia layanan payment gateway.

Transaksi Top Up atau pengisian saldo yang telah berhasil diproses dan tercatat di sistem tidak dapat dibatalkan.

Pembatalan hanya dapat dilakukan apabila terbukti terdapat gangguan teknis dari sistem payment gateway atau sistem internal yang menyebabkan saldo tidak masuk sebagaimana mestinya.

Pengguna diwajibkan segera melaporkan kendala tersebut dengan menyertakan bukti transaksi agar dapat dilakukan penanganan lebih lanjut.